Voodoo Entertainment
Ladataan...

Opas juhlien järjestämiseen – Osa 1. – Mieti miksi haluat järjestää tapahtuman

Juhlien järjestäjänä kuulen usein asiakkailta, että he haluavat järjestää tapahtuman ”ilman syytä” tai siksi, että se olisi hauskaa. Toisinaan ihmiset haluavat suunnitella juhlia tiettyä tarkoitusta varten, kuten kerätä rahaa hyväntekeväisyyteen tai juhlistaa merkkipäivää. On tärkeää ymmärtää, miksi suunnittelet tapahtumaa, jotta voit varmistaa, että se vastaa tavoitteitasi ja päämääriäsi.

Tapahtuman tarkoitus on syy, miksi suunnittelet sitä. Jos suunnittelet esimerkiksi eläkkeelle jäämisen juhlia esimiehellesi, tarkoituksena olisi kunnioittaa hänen pitkäaikaista palvelustaan ja toivottaa hänelle kaikkea hyvää eläkkeelle siirtymisen johdosta. Tätä silmällä pitäen tarkastele tapahtumaasi kaikista näkökulmista: mitkä ovat kunkin tapahtumaan osallistujan tavoitteet? Miten nämä tavoitteet voidaan saavuttaa?

Mieti tapahtumasi syytä

Jotta tapahtumasi onnistuisi, on tärkeää tietää, mitä tuloksia haluat saavuttaa. Se voi olla mitä tahansa, kuten rahan tienaaminen tai tuotemerkkisi maineen parantaminen. Olipa tulos mikä tahansa, se olisi määriteltävä ja kirjattava selkeästi, jotta kaikki tapahtuman suunnitteluun osallistuvat tietävät, mikä heidän tehtävänsä on.

Levitä sanaa ja sisällytä kutsuun tapahtumasi tarkoitus. Jos suunnittelet juhlia tai tapahtumaa, haluat levittää sanaa ystävillesi ja perheellesi sekä ihmisille, jotka saattavat olla kiinnostuneita järjestämästäsi tapahtumasta. Helpoin tapa tehdä tämä on sosiaalisen median kautta. Voit luoda tapahtuman Facebookiin tai Twitteriin ja kutsua osallistujat muutamalla hiiren napsautuksella tai näytön napautuksella. Jos mahdollista, liitä mukaan hashtag, jota ihmiset voivat käyttää puhuessaan tapahtumasta, jotta muut tapahtumasta tietoa etsivät löytävät heidän kommenttinsa helposti.

Ole luova sisällön suhteen! Video on yksi parhaista tavoista, joilla vieraat ymmärtävät, miksi heidän pitäisi osallistua tilaisuuteen – eikä sen tarvitse olla monimutkaista! Yksinkertainen video, jossa selitetään, mitä tulevaan kokoontumiseen on suunniteltu, saa osallistujat innostumaan paikalle tulemisesta ilman, että he tuntevat olonsa ylikuormitetuksi yksityiskohdilla.

Kun ymmärrät ja määrittelet selkeästi tapahtumasi tarkoituksen, prioriteettien asettaminen ja päätösten tekeminen helpottuu huomattavasti. Voit käyttää näitä tietoja määritellä, mihin aikaan vuodesta tapahtuma kannattaa järjestää ja kuinka kauan sen tulisi kestää. Se auttaa sinua myös suunnittelemaan tapahtuman kulun ja sen, kenen pitäisi olla mukana kussakin toteutusvaiheessa.

Ymmärtämällä, miksi kutsuttu osallistuu tapahtumaan, hän voivat tuntea olevansa enemmän yhteydessä toisiinsa sen sijaan, että he olisivat vain tuntemattomia ihmisiä, jotka sattuvat olemaan paikalla samaan aikaan. Jos henkilö ei tiedä, mitä hän tilaisuudessa tekee, hän ei todennäköisesti nauti yhtä paljon kuin henkilö, joka ymmärtää, miksi hänen osallistumisensa on tärkeää tapahtuman onnistumisen kannalta.

On monia tapahtumia, joilla ei ole todellista tarkoitusta. Niitä ei ole suunniteltu strategisesti, vaan ne ovat vain tapa tuoda ihmiset yhteen. Tällaiset tapahtumat voivat olla hauskoja, mutta ne eivät auta sinua saavuttamaan tavoitteitasi, tavoittamaan kohderyhmääsi tai vaikuttamaan organisaatiosi toimintaan pitkällä aikavälillä.

Puhutaan siis tapahtumista, joilla on tarkoitus: mikä tekee tapahtumasta todella onnistuneen? Mitkä ovat parhaat tavat suunnitella sellainen? Ja mistä tiedät, millainen tapahtuma kannattaa ylipäätään järjestää?

Tapahtuman tarkoituksen tunteminen auttaa sinua tekemään päätöksiä, viestimään vieraille ja varmistamaan, että heillä on hauskaa.

Kun tiedät, miksi järjestät tapahtuman, muut osa-alueet alkavat loksahdella paikoilleen. Voit myös havaita, missä kohtaa suunnitelmassa on aukkoja, ja tehdä muutoksia, jotta se olisi linjassa saman tavoitteen kanssa. Tämä on tärkeää, sillä jos ihmiset eivät ymmärrä, mitä tilaisuudessa tehdään tai miksi he ovat kyseisessä paikassa, se voi olla heille hyvin hämmentävää. Jos otamme tapahtumalta pois tarkoituksen, vieraiden osallistuminen tapahtumaan on epätodennäköisempää. Tällöin tilaisuudessa ei ole mitään muuta erityistä kuin mahdollisuus kokoontua yhteen ystävien kanssa. Se kuulostaa hauskalta, mutta samalla myös tylsemmältä ilman todellista tarkoitusta kaiken takana.

Kun seuraavan kerran suunnittelet tapahtumaa, varmista, että sillä on selkeä tarkoitus. Tämä auttaa sinua keskittymään siihen, mikä on todella tärkeää, ja näin voit tarjota sekä järjestäjille että vieraillesi upean kokemuksen!

Muita uutisia


Uutiset arkistossa

Selaa arkistoa, jos haluat lisää tai etsit jotain tiettyä uutista.

Ajankohtaista