Osa 3. Laadi vieraslista ja lähetä kutsut
Oleellinen osa onnistuneiden juhlien suunnittelua on vieraslistan laatiminen ja kutsujen lähettäminen. Suunnittelitpa sitten pieniä, intiimejä juhlia tai suurta, juhlallista tapahtumaa, vieraslistan on heijastettava tarkoitusta.
Kun teet vieraslistaa, mieti juhlien tarkoitusta, millaisia ihmisiä haluat kutsua, ja juhlapaikan kokoa. Jos kyseessä on esimerkiksi syntymäpäiväsi, saatat haluta kutsua läheisiä ystäviä ja perheenjäseniä, mutta jos kyseessä on verkostoitumistilaisuus, haluat ehkä kutsua ihmisiä laajemmalla skaalalla.
On myös tärkeää miettiä mahdollisia ristiriitoja vieraiden välillä ja varmistaa, että vieraslista on tasapainoinen sukupuolen, iän ja muiden merkittävien tekijöiden suhteen.
Kun lista kutsuttavista henkilöistä on laadittu, on aika lähettää kutsut.
Tähän on useita tapoja, kuten kutsujen lähettäminen postitse, sähköpostitse tai verkossa. On tärkeää lähettää kutsut hyvissä ajoin ennen tilaisuutta, jotta vieraille jää riittävästi aikaa vahvistaa osallistumisensa ja tehdä tarvittavia suunnitelmia.
Sisällytä kutsuihin kaikki tärkeät tiedot, kuten päivämäärä, kellonaika, paikka, pukukoodi ja mahdolliset erityisohjeet. Jos aiot lähettää digitaaliset kutsut, voit myös liittää niihin linkin, jota vieraat voivat klikata ilmoittaakseen, että he tulevat paikalle.
On myös hyvä ajatus asettaa vastausaikataulu, jotta saat varmemman käsityksen siitä, kuinka monta ihmistä on odotettavissa, ja voit tehdä tarvittavia viilauksia suunnitelmiin.
Katso seuraavaksi: juhlien teeman valinta
