Juhlia suunniteltaessa on tärkeää miettiä mahdollisia ongelmia ja laatia suunnitelma niiden ratkaisemiseksi. Jos esimerkiksi suunnittelet tapahtumaa ulkona, sinulla on oltava suunnitelma sateen varalta.
On myös tärkeää, että sinulla on yhteyshenkilö tai -ryhmä, joka vastaa juhlien aikana ilmeneviin ongelmiin, joita et osannut odottaa. Tämä voi olla tapahtumaa suunnittelevan tiimin jäsen, joku turvajoukoista tai ammattimainen tapahtumasuunnittelija.
Juhlien aikana tarkkaile ympäristöä ja koita havaita mahdollisia ongelmia. Tämä voi olla mitä tahansa, kuten vieraiden epäkohteliaisuus tai ärsyttävyys, laitteiden rikkoutuminen tai ruoan loppuminen.
Kun käsittelet yllättäen esiin tulevia ongelmia, on tärkeää pysyä rauhallisena ja ajatella selkeästi. Jos stressi meinaa puskea päälle, hengitä hetki syvään ja sitten jatka taas toimia ilon kautta. Hyvä kommunikointi ja selkeät ohjeet ovat tärkeitä kaikille, jotka auttavat ongelman ratkaisemisessa.
Laadi myös suunnitelma siitä, mitä tehdä, jos odottamatonta ongelmaa ei voida korjata nopeasti.
Jos esimerkiksi ruoka loppuu pitopalvelusta, on tärkeää, että sinulla on suunnitelma, miten tilata lisää ruokaa, tai sitten keksit vieraille toviksi jotain muuta tekemistä.
Katso seuraavaksi: Jälkien siivoaminen
