Vierasvirran, eli kulkureittien ja oleskelutilojen hallinnassa on tärkeää ottaa huomioon juhlapaikan koko ja ulkoasu sekä tapahtuman tyyppi.
Jos kyseessä on esimerkiksi suuri tapahtuma, saatat tarvita erillisen sisäänkäynnin ja uloskäynnin sekä paikkoja, joissa ihmiset voivat kokoontua ja keskustella.
On myös tärkeää miettiä, milloin tapahtuma järjestetään ja miten vieraat liikkuvat juhlissa. Jos juhlat alkavat esimerkiksi illalla, kannattaa ehkä pitää kevyet välipalat valmiina vieraiden saapuessa ja tarjoilla pääruoka myöhemmin.
Vierasvirtaa hallinnoitaessa on tärkeää, että käytettävissä on riittävästi tarjoilijoita tai baarimikkoja, jotta juomia riittää ja jotta vieraat pysyvät ruokittuina ja nesteytettyinä koko tapahtuman ajan.
On myös tärkeää miettiä vieraiden mahdollisia erityistarpeita, kuten liikkumis- tai esteettömyystarpeita, ja varmistaa, että juhlapaikka on järjestetty vastaamaan niitä.
Toinen tärkeä asia on suunnitelmat siitä, miten käsitellä mahdollisia ongelmia, kuten vierasta, joka käyttäytyy sopimattomasti. Näitä tilanteita varten on hyvä olla tiedossa yhteyshenkilö tai -tiimi, joka on keskittynyt näihin tilanteisiin ja varmistaa, että vieraat ovat turvassa ja tyytyväisiä.
Lopuksi on aina hyvä idea laatia suunnitelma juhlien päättymistä varten, kuten selkeä poistumistie ja paikka, johon ihmiset voivat kokoontua ennen lähtöä.
Katso seuraavaksi: Töiden delegointi avustajille
