Yksi ensimmäisistä ja tärkeimmistä suunnitteluvaiheista on juhlien päivämäärän ja kellonajan valitseminen. Huomioi vieraiden aikataulut, rajoitteet sekä mahdolliset muut, samanaikaisesti järjestettävät tapahtumat.
Päivämäärää valitessasi on tärkeää ottaa huomioon vuodenaika, juhlapyhät ja kaikki alueella mahdollisesti järjestettävät erityistapahtumat. Et ehkä halua esimerkiksi järjestää juhlia samana iltana, kun on iso jääkiekko-ottelu tai Aerosmithin konsertti. Mikäli tarpeen ja mahdollista, myös sääennusteet kannattaa huomioida.
Mieti, minkä ikäisiä vieraat ovat ja millainen on tapahtumasi luonne. Jos juhlat on tarkoitettu esimerkiksi pienille lapsille, ne on parasta järjestää aiemmin päivällä, kun taas aikuisten juhlat on parempi järjestää illalla. Huomioi myös vieraiden matkaan tarvitsema aika siirryttäessä juhliin ja takaisin, kun valitset aloitusaikaa.
On myös tärkeää asettaa juhlien päättymisaika, sillä jotkut vieraat saattavat joutua lähtemään aikaisin seuraavana päivänä töihin tai hakemaan lapsensa. Varaudu tähän varmistamalla, että juhlat päättyvät riittävän aikaisin, jotta vieraat pääsevät ajoissa kotiin.
Kun olet päättänyt päivämäärän ja kellonajan, on aina hyvä idea lähettää ”Save the Date” -kortteja tai sähköposteja vieraillesi. Näin he tietävät asiasta etukäteen ja voivat tehdä suunnitelmia.
Katso seuraavaksi: Budjetointi
